ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве
Муниципального общеобразовательного учреждения
«Средняя общеобразовательная школа№3»
Качканарского городского округа
не являющегося источником комплектования государственного
(муниципального) архива

1.
Общие положения
1.1.Настоящее Положение об архиве Муниципального общеобразовательного учреждения
«Средняя общеобразовательная кола№3», не являющегося источником комплектования
государственного (муниципального) архива (далее – Положение) разработано в
соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в
Российской Федерации» и Уставом Муниципального общеобразовательного учреждения
«Средняя общеобразовательная школа №3» (далее – Школа).
1.2.Документы Школы не являются источником комплектования государственного
(муниципального архива) и хранятся в Школе течение времени, определяемым
номенклатурой дел Школы настоящего Положения.
1.3.Архив Школы обеспечивает сохранность, отбор, учёт, упорядочение и использование
документов, образующихся в результате деятельности Школы в соответствии с
правилами, установленными настоящим Положением.
1.4.Отвечает за ведение архива секретарь учебной части.
1.5.Архив подчиняется непосредственно директору Школы.

2.
Задачи и функции архива
2.1.Основными задачами архива являются:
- Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен пунктом 3
настоящего Положения;
- учёт, обеспечение сохранности, создание и совершенствование научно-справочного
аппарата, организация использования документов, хранившихся в архиве;
- осуществление систематического контроля за формированием и оформлением дел в
делопроизводстве;
внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением
средств электронно-вычислительной техники.
2.1. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие
функции:
- принимает документы и обеспечивает их полную сохранность;
- осуществляет учет принятых на хранение документов;
- создает и пополняет научно-справочный аппарат (описи, справки);
- организует использование документов, выдает в установленном порядке справки,
копии и выписки из документов Школы учреждениям и гражданам; справки, копии и
выписки из документов можно получить в канцелярии (1 этаж)
- производит выдачу дел и документов во временное пользование с разрешения
директора;
- осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел и
правильным формированием в соответствии в ней документов в дела;
оказывает методическую помощь при формировании дел.

3.
Состав документов
3.1.
Архив принимает законченные делопроизводством документы:
документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в результате
деятельности Школы (на бумажных и магнитных носителях);
документы временного срока хранения, в том числе и свыше 10 лет (на
бумажных и магнитных носителях);

-

документы по личному составу, служебные и ведомственные издания;
справочный аппарат к документам архива (описи, справки)

4.
Порядок комплектования архива
4.1.
Документы постоянного, временного (менее 5 лет) и долговременного хранения
(свыше 5 лет) хранятся в архиве Школы до указанного срока, и уничтожаются в
установленном порядке.
5. Права архива
5.1.
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
- контролировать выполнение установленных правил работы с документами Школы;
- вносить предложения по совершенствованию документационного обеспечения
деятельности учреждения и работе архива;
- запрашивать от сотрудников сведения, необходимые для работы архива.
6.
Ответственность архива
6.1. Ответственный за ведение архива Школы несёт ответственность за выполнение
возложенных на архив задач и функций.
6.2.
Обязанности и ответственность заведующего архивом определяются должностной
инструкцией, утвержденной в установленном порядке.
7.

Номенклатура дел.

Индекс
дела

01-01

01-02

01-03
01-04
01-06

01-07

01-08
01-09
01-10
01-11
01-12
01-13
01-14
01-15
01-16

01-17
01-18
01-19

01-20

01-21

01-22

Заголовок дела (тома, части)

01. Канцелярия
Устав общеобразовательного
учреждения (школы).
Подлинник
Акты приема и передачи зданий,
помещений, земельных участков
Документы на право оперативного
управления зданием, документ на
право пользования земельным
участком
Лицензия на образовательную
деятельность
Свидетельство о государственной
аккредитации образовательного
учреждения
Договоры с учредителем
(уполномоченным им органом)
Протоколы общих собраний
(Управляющего совета,
общешкольных родительских
собраний, комитета)
Коллективные договоры
Правила внутреннего трудового
распорядка
Должностные инструкции
Приказы Управления образованием
о работе школ. Копии
Приказы директора школы по
основной деятельности. Подлинники
Технический паспорт школы
Приемо-сдаточные акты,
составленные при смене
руководства
Журналы регистрации входящей и
исходящей корреспонденции
Номенклатура дел
общеобразовательного учреждения
(школы)
Личные дела учащихся
Алфавитная книга записи учащихся
Книга учета бланков и выдачи
аттестатов о среднем образовании,
золотых медалей
Книга учета бланков и выдачи
аттестатов об основном общем
образовании
Инвентарные описи основных
средств и библиотечного фонда,
сличительные ведомости и другие
материалы по инвентаризации,
переписка по организационнохозяйственным вопросам
Акты, справки и другие документы о
несчастных случаях с учащимися

Кол-во
дел
(томов,
частей)

Сроки хранения
дела (тома,
Примечание
части)и №
статей
по перечню
Постоянно
37а)

(ст.

Постоянно
1096)

(ст.

—

На госхранение не передаются

Постоянно

ст. 33.6. Закона РФ «Об
образовании»

Постоянно

ст. 33.16. Закона РФ «Об
образовании»

Постоянно

ст. 11.3. Закона РФ «Об
образовании»

Постоянно
17)

(ст.

Постоянно
369)

(ст.

—
—

1 год (ст. 1074)

После замены новыми

3 года (ст. 56)
На период
действия (ст. 5)
Постоянно (ст.
19а)
Постоянно (ст.
331)

После замены новыми

Постоянно
61а)

(ст.

—

В госархив передается после
ликвидации школы
В госархив не сдается

3 года
(ст. 1066)
До замены
(ст. 95а)

В архив не сдается

3 года
ЭПК (ст. 4996)

По решению ЭПК на госхранение
отбирается 2-3 % личных дел
учащихся, окончивших школу

50 лет (ст. 514е)

—

50 лет (ст. 528а)

—

50 лет (ст. 528а)

3 года (ст. 323)

75 лет (ст. 441)

При условии завершения ревизий,
в случае возникновения споров,
разногласий, следственных и
судебных дел -сохраняются до
вынесения окончательного
решения
—

01-23
01-24

01-25

01-26
01-27

1-28

01-30

01-31

01-32

01-33

01-34

01-35

01-36

01-37

02-01
02-02
02-03
02-04
02-05

02-06

Акты готовности школы к новому
учебному году
Документы (справки, заявления) об
освобождении
обучающихся от экзаменов
Заявления, жалобы граждан и
документы, связанные с их
рассмотрением
Приказы директора школы о
зачислении и отчислении
учащихся
Книга поступлений основного
(постоянного) фонда музея
Локальные нормативные правовые
акты по основным вопросам
деятельности, разработанные в
образовательной организации
Годовой отчет образовательной
организации о выполнении
государственного (муниципального)
задания
Документы (положения, программы,
отчеты, протоколы) об участии в
федеральных, региональных
конкурсах (программах)
Документы (анкеты, отчеты,
сведения, переписка) по
организации и проведению
мониторинговых исследований
качества образования

Документы (акты, справки,
переписка) о проверках
образовательной организации
Приказы образовательной
организации по личному составу
учащихся
Приемо-сдаточные акты,
составленные при смене
должностных, ответственных,
материально-ответственных лиц
Журнал (книга) регистрации
обращений граждан

постоянно

—

5 лет
5 лет

—

10 лет
постоянно
Постоянно.
Ст. 27 «а», 57 «а»
ТП 2010
Постоянно.
Ст. 464 «б» ТП
2010
До минования
надобности.
Ст. 92 «б»
ТП 2010
Постоянно.
Ст. 316 Перечня
документов со
сроками
хранения
Министерства
образования и
науки РФ
Постоянно.
Ст. 173 «а» ТП
2010
75 лет ЭПК.
Ст. 19 «б» ТП
2010
5 лет.
Ст. 79 «б» ТП
2010

5 лет.
Ст. 258 «е» ТП
2010
Журнал (книга) регистрации
3 года.
телефонограмм
Ст. 258 «ж»
ТП 2010
02. Учебно-воспитательная работа
Образовательная программа
Постоянно
(программы)
(ст. 568)
Постоянно
План работы учреждения на год
(ст. 166а)
Постоянно
Учебные планы
(ст. 568)
До миновения
Рабочие программы
надобности
Расписание учебных занятий,
1 год (ст. 602)
занятий внеурочной деятельности,
дополнительного образования
Протоколы заседаний
Постоянно
педагогического совета школы и
(ст. 571)
документы к ним

Дипломы, грамоты,
удостоверения к наградам –
постоянно в награжденных
организациях

Для внутренних проверок
организации –
5 лет ЭПК

После смены должностного,
ответственного и материальноответственного лица

—
—

—

—

02-07
02-08

02-09

02-10
02-11
02-12
02-13

Протоколы заседаний
экзаменационных комиссий
Статистические отчеты о работе
школы ОО-1

Классные журналы

Журнал учета пропущенных и
замещенных уроков
Журнал группы продленного дня
Журнал факультативных занятий
Журнал учета внеурочной
деятельности
Экзаменационные работы учащихся

02-14
02- 15
02-16
02-17
02-18

02-19

02-20
02-21

02-22

02-23

02-24

03-01

03-02

03-03
03-04
03-05
03-06

75 лет (ст. 592)

—

5 лет (ст. 293)

—

5 лет (ст. 605)

После пятилетнего хранения из
журналов изымаются страницы со
сводными данными успеваемости
и пере вода учащихся данного
класса. Сформированные дела
хранятся не менее 25 лет

5 лет (ст. 396)

—

5 лет (ст. 605)
5 лет (ст. 605)

—
—

5 лет (ст. 605)

—

1 год.
ЭПК (ст. 587)

По решению ЭПК лучшие работы
могут быть отобраны на
госхранение

Протоколы заседаний ПМПк
Протоколы заседаний методического
совета, ШМО, совета по внедрению
ФГОС
Программа развития школы

Постоянно
Постоянно

Календарный учебный график
Протоколы конференций,
семинаров, совещаний, проведенных
в образовательной организации и
документы (справки, доклады,
информации) к ним
Списки учащихся по классам

Постоянно
Постоянно
Ст. 22 «а» ТП
2010

Годовой план работы методического
совета
Годовой план работы учебнометодических объединений, рабочих
групп
Нормативно-правовые документы по
профилактике асоциальных явлений
(правонарушений, табакокурения,
алкоголизма, бродяжничества):
– разработанные в образовательной
организации;
– разработанные в других
организациях
Сценарии школьных праздников
03. Кадры
Приказы директора школы о личном
составе работников и документы к
ним. Подлинники
Приказы об отпусках,
командировках, поощрениях,
наложении взысканий и др.
Личные дела
педагогических и др. работников
школы
Личные карточки рабочих и
служащих (ф. Т-2)
Книга учета личного состава
педагогических работников школы
Трудовые книжки

Постоянно

10 лет.
Ст. 462 ПМП
5 лет.
Ст. 290
ТП 2010
5 лет.
Ст. 290 ТП 2010

При отсутствии годового плана
работы образовательной
организации – постоянно
При отсутствии годового плана
работы образовательной
организации – постоянно

Постоянно
Ст. 27 «а», 28 «а»
ТП 2010
3 года.
Ст. 27 «б», 28 «б» После замены новыми
ТП 2010
5 лет ЭПК.
Ст. 966 ТП 2010

75 лет (ст. 196)

—

3 года (ст. 19в)

—

75 лет - В. ЭПК
(ст. 498в)

—

75 лет - В. ЭПК
(ст. 504)
75 лет. ЭПК (ст.
508в)
До

—
—
—

03-07
03-08
03-09
03-10

Книга учета движения трудовых
книжек и вкладышей к ним
Документы по аттестации
педагогических работников школы
(планы, протоколы, характеристики)
Трудовые договоры (контракты)
Личные медицинские книжки
работников. Прививочные
сертификаты
Штатное расписание

03-11

04-09
04-10
04-11

Штатные расстановки (штатносписочный состав работников)
Согласие на обработку
персональных данных
Документы (представления,
ходатайства, характеристики,
выписки из решений и др.) о
представлении к награждению
работников образовательной
организации
Журнал (книга) регистрации листков
нетрудоспособности
Документы по специальной оценке
условий труда (СОУТ)
04. Бухгалтерия
Годовые сметы расходов школы по
бюджетной деятельности
Сметы (доходов и расходов)
бюджетного учреждения по
приносящей доход деятельности
Бюджетная отчетность Учреждения
отчет школы
Годовые квартальные и
месячные бухгалтерские отчеты
Расчетные ведомости по взносам на
социальное страхование
Хозяйственные и операционные
договоры и соглашения
Бухгалтерские документы кассового
и мемориального порядка с
приложениями к ним
Книги и карточки бухгалтерского
учета
Главная книга
Кассовая книга
Оборотные ведомости

04-12

Лицевые счета работников

03-12
03-13

03-14

03-15
03-16

04-01
04-02
04-03
04-04
04-05
04-06
04-07
04-08

04-13
04.14

Лицевые счета по выплате пособий
на детей
Расчетные ведомости на выдачу
зарплаты

востребования
или 50 лет после
ухода с работы
(ст. 524)
Постоянно (ст.
526а)
75 лет - В. (ст.
635)
Постоянно

—
Хранятся в составе
личных дел. Не вошедшие в
состав личных дел - 5 лет
Хранятся в составе личного дела

Постоянно
Постоянно
Ст. 71 «а» ТП
2010
75 лет.
Ст. 74 ТП 2010
75 лет ЭПК.
Ст. 666 ТП 2010
75 лет ЭПК.
Ст. 735 «б»
ТП 2010

5 лет.
Ст. 897 ТП 2010
45 лет.
Ст. 602 ТП 2010
Постоянно
постоянно ст. 325
5 лет
Постоянно 5лет
Постоянно
5 лет ст. 316

После истечения срока действия

5лет ст. 310
5 лет ст.361
5лет ст. 316
5лет ст. 317
5лет ст. 317
75 лет ЭПК ст.
413
5 лет ст. 415
5 лет ст.412

04-15

Акты финансовых ревизий и
документы к ним

5 лет

04-16

Приемо-сдаточные акты при смене
материально -ответственных лиц

5 лет ст.361

При условии
проведения
проверок

04-17
04-18
04-19
04-20
04-21

04-22

04-23
04-24

Инвентарные ведомости
Тарификационные списки
работников и изменения к ним
Бухгалтерские документы по учету
кассовых и фактических расходов
Учреждения
Налоговые карточки работников по
учету дохода
Муниципальные контракты на
поставку товаров, выполнение
работ, оказание услуг
Переписка о проведении открытых
конкурсов, котировочных заявок на
поставку товаров, выполнение
работ, оказание услуг
Прейскуранты на услуги
Бюджетная смета бюджетного
учреждения. Лимиты бюджетных
обязательств

5 лет ст.361
25 лет ст. 391
5 лет
5 лет
5 лет
5лет

3 года
До замены новой
ст. 309

04-25

Исполнительные листы

До миновения
надобности

04-26

Реестры закупок товаров, работ,
услуг, осуществляемых без
заключения контракта

5 лет

05-01
05-02
05-03
05-04
06-01
06-02
06-03

07-01
07-02
07-03

07-04

07-05
07-06
07-07
07-08
07-09

При условии проверки

05. Хозяйственная часть
Инвентарные описи, сличительные
3 года ст. 323
ведомости учета имущества ОУ
Книга учета хозяйственного
3 года ст. 1057
имущества и материалов
Акты приема, сдачи и списания
3 года ст. 1063
имущества
Технические паспорта на приборы и
10 лет ст. 1854
оборудование
06. Медицинская часть
Медицинские карты детей
5 лет ст.7035
Документы о периодических
медицинских осмотрах и прививках
3 года ст.691
обучающихся
Единовременные сведения о
3 года ст. 701
заболеваемости детей
07. Охрана труда и техники безопасности (ОТ и ТБ)
Паспорт безопасности
Постоянно.
образовательной организации
Ст. 606 ТП 2010
Постоянно.
Паспорт дорожной безопасности
Ст. 606 ТП 2010
До минования
Нормативно-правовые акты по
надобности.
охране труда
Ст. 1 «б» ТП 2010
Постоянно
Положение о комиссии по охране
Ст. 57 «а»
труда и пожарной безопасности
ТП 2010
Постоянно
Инструкции по охране труда
Ст. 27 «а» ТП
2010
План работы комиссии по охране
5 лет.
труда и пожарной безопасности
Ст. 608 ТП 2010
До замены
План действий (эвакуации) в случае
новым.
пожара
Ст. 619 ТП 2010
Соглашение по охране труда и
5 лет ЭПК.
документы к нему
Ст. 436 ТП 2010
Акты по пожарной безопасности
5 лет ЭПК.

При завершении ревизии
При завершении ревизии
При завершении ревизии
При завершении ревизии
После выбытия из школы

Актуализируется
раз в 5 лет

Относящиеся к деятельности
организации – постоянно

После истечения срока действия
соглашения

Ст. 603 ТП 2010
07-10

Акты проверки испытания
спортивного инвентаря и
оборудования

5 лет ЭПК.
Ст. 759 ТП 2010

07-11

Положение о расследовании и учете
несчастных случаев

Постоянно
Ст. 57 «а» ТП
2010

07-12

07-13

07-14
07-15
07-16

07-17

07-18

07-19

Годовые статистические сведения
образовательной организации о
травматизме на производстве и
профессиональных заболеваниях (ф.
7– травматизм)
Документы (акты, протоколы,
заключения) о несчастных случаях
на производстве и с учащимися
образовательной организации
Журнал (книга) регистрации
несчастных случаев на производстве
Журнал (книга) регистрации
несчастных случаев с учащимися
Журнал (книга) учета и выдачи
инструкций по охране труда для
сотрудников
Журнал (книга) регистрации
вводного инструктажа по охране
труда на рабочем месте (первичного,
повторного, внепланового, целевой)
Журнал (книга) учета проверки
знаний норм и правил работы в
энергоустановках
Журнал (книга) учета присвоения
группы 1 по электробезопасности
неэлектротехническому персоналу

07-20

Журнал регистрации
противопожарного инструктажа

07-21

Журнал регистрации инструктажей

07-22

Журнал учета обучения по оказанию
первой медицинской помощи

07-23

Журнал инструктажа по
антитеррористической
защищенности

07-24

Журнал трехступенчатого контроля
за состоянием охраны труда ОУ

08-03

Журнал (книга) учета первичных
средств пожаротушения, знаков
эвакуации
Журнал (книга) регистрации
результатов испытаний спортивного
инвентаря, оборудования и
вентиляционных установок
0.8 Воинский учет
Документы (планы, отчеты) по
бронированию граждан,
пребывающих в запасе
Переписка с организациями по
воинскому учету работников
Списки подлежащих воинскому
учету

08-04

Журнал (книга) проверок состояния

07-25

07-26

08-01
08-02

Постоянно.
Ст. 467 «б» ТП
2010
75 лет ЭПК.
Ст. 632 «а»
ТП 2010

Связанные с крупным
материальным ущербом и
человеческими жертвами –
постоянно

Постоянно.
Ст. 630 ТП 2010
Постоянно.
Ст. 630 ТП 2010
2 года.
Ст. 259 «б»
ТП 2010
10 лет.
Ст. 626 «б»
ТП 2010
5 лет.
Ст. 626 «в»
ТП 2010
10 лет.
Ст. 626 «а»
ТП 2010
10 лет.
Ст. 626 «а»
ТП 2010
Постоянно.
Ст. 630 ТП 2010
5 лет.
Ст. 626 «в»
ТП 2010
10 лет.
Ст. 626 «а»
ТП 2010
10 лет.
Ст. 626 «а»
ТП 2010
5 лет.
Ст. 459 «л»
ТП 2010

При условии проведения
проверки (ревизии)

10 лет.
Ст. 626 «а»
ТП 2010
5 лет.
Ст. 691 ТП 2010
3 года.
Ст. 690 ТП 2010
3 года.
Ст. 685 «е» ТП
2010
5 лет.

Если ведется бронирование

08-05
08-06

09-01

воинского учета и бронирования
граждан, пребывающих в запасе
Журнал учета воинских билетов

План закупок на 1 год

09-04

09-05

09-06

Документация по закупкам, включая
извещения, заявки участников,
протоколы, журналы регистрации,
аудиозаписи, запросы, уведомления,
заявки, доверенности, копии
договоров ((контрактов) и др.)
Положения о комиссиях по
размещению заказов на поставку
товаров, выполнение работ, оказание
услуг организации
Статистические отчеты и таблицы
по закупке товаров, работ, услуг;
документы (информации, докладные
записки и др.) к ним:
а) годовые, полугодовые;
б) квартальные;
в) месячные; единовременные
Документы (протокол,
доверенности, извещение, заявки) об
открытом аукционе в электронной
форме
Сертификаты ключа подписи

09-07

09-08

10-01

10-02
10-03
10-04
10-05

10-06
10-07
10-08

3 лет.
Ст. 695 ТП 2010
5 лет.
Ст. 290 ТП 2010

План работы по осуществлению
воинского учета и бронирования
граждан, пребывающих в запасе
09. Документы по закупкам
Положение о закупке товаров, работ,
Постоянно.
услуг
Ст. 50 ТП 2010

09-02

09-03

Ст. 692 ТП 2010

5 лет ЭПК.
Ст. 273 «а» ТП
2010
5 лет.
Ст. 273, 276, 277,
278 ТП 2010

При поступлении на работу

Для образовательных
организаций, работающих по
Закону № 44-ФЗ, Закону № 223ФЗ
По крупным поставкам и
наиболее важным работам,
услугам – постоянно

Постоянно.
Ст. 274 ТП 2010

5 лет
3 года
1 год
Ст. 469 ТП 2010

5 лет ЭПК.
Ст. 273 «а» ТП
2010

По крупным поставкам и
наиболее важным работам,
услугам – постоянно

Постоянно
Ст. 232 ТП 2010

В форме электронного документа
хранятся не менее 5 лет после
исключения из реестра
сертификатов ключей подписей

Журнал регистрации заявок на
участие в конкурсах

5 лет.
Ст. 278 ТП 2010
10. Библиотека
Положение о библиотеке
Постоянно
Ст. 55 «а» ТП
2010
Инвентарная книга, алфавитный
До ликвидации
каталог
библиотеки.
Ст. 532 ТП 2010
Акты проверки библиотечного
1 год.
фонда
Ст. 530 ТП 2010
Акты списания книг
10 лет.
Ст. 531 ТП 2010
Книга суммарного учета
До ликвидации
библиотечного фонда
библиотеки.
Ст. 532 ТП 2010
Картотека учебной литературы
До ликвидации
библиотеки.
Ст. 532 ТП 2010
Книга учета литературы, утерянной
3 года.
читателями и принятой взамен
Ст. 827 ТП 1989
Книга учета подаренных изданий
До ликвидации
библиотеки.

После следующей проверки
После проверки библиотеки

10-09
10-10

11-01
11-02
11-03

11-04

11-05

11-06

11-07

Картотека формуляров выданных
книг
Картотека формуляров читателей

Ст. 532 ТП 2010
1 год.
Ст. 747 ПМП

1 год.
Ст. 746 ПМП
11. Профсоюзный комитет
Протоколы общих профсоюзных
Постоянно
собраний
Ст. 973 ТП 2010
Протоколы заседаний профсоюзного
Постоянно.
комитета
Ст. 997 ТП 2010
Годовой план работы профсоюзного
5 лет.
комитета
Ст. 285 «б»
ТП 2010
Годовой финансовый план и отчет
Постоянно.
профсоюзного комитета
Ст. 314 «б»,
327 «б»
ТП 2010
Отчеты о состоянии членства,
5 лет ЭПК.
поступлении и расходовании
Ст. 974 ТП 2010
членских взносов
Документы (протоколы и вписки из
3 года.
решений) об оказании материальной
Ст. 977 ТП 2010
помощи работникам
Учетные карточки членов
До снятия с
профсоюзной организации
учета.
Ст. 982 ТП 2010

Формуляры на утерянные книги
могут быть уничтожены после
списания с инвентаря
После возвращения книг по
данному формуляру